sábado, 1 de dezembro de 2007

GESTÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

GESTÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS.
PROFESSOR DR. WAGNER LUIZ MARQUES
CAPITULO I
1.1-SISTEMA DE INFORMAÇÕES
Os sistemas de informações compreendem um conjunto do sistema de informação total da empresa. Há integração entre eles, uma vez que a informação permeia as atividades empresariais.
Os sistemas de informações são juntados segundo a estrutura orgânica definidora dos vários ambientes empresariais, sendo os sistemas de informações componentes das áreas de controladoria, financeira, administrativa e de contabilidade.
Na realidade, os sistemas de informações buscam dados em todas as atividades empresariais, executam o processamento e geram informações representativas da dinâmica organizacional.
1- dentro da empresa o sistema de informação é:
a) planejamento e controle da produção;
b) comercialização;
c) pesquisa;
d) administração.
2- o sistema de informação na administração, contabilidade e finanças é:
a) pessoa;
b) contabilidade;
c) custos;
d) orçamento;
e) contas a receber;
f) fluxo de caixa;
g) pedidos;
h) estoques;
i) livros fiscais;
j) folha de pagamento;
K) contas a pagar.
L) demais dados necessários para uma tomada de decisão
1.1.1-CONCEITO DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Um sistema pode ser definido como uma entidade composta de dois ou mais componentes ou subsistema que integram para atingir um objetivo comum, sob esse aspecto, o termo aplica-se a uma comunidade, a uma família, a uma empresa.
O Sistema de Informação Gerencial abrange a empresa: Estrategicamente, Taticamente e Operacionalmente.
Conceitos Básicos:
DADO:
Qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a compensação de determinado fato.
Observação:
Deve-se distinguir DADO de INFORMAÇÃO.
O que diferencia um dado de uma informação é o conhecimento que ela propicia ao tomador de decisões.
Com a grande evolução do mercado e a alta competitividade entre as organizações, a maior preocupação que se tem é por certo, o tratamento à informação. Todo administrador precisa entender que a informação é um dos recursos mais importantes e valioso de uma empresa devendo fazer uso desta no desempenho de sua função.
Normalmente a informação é confundida com dado, mas deve-se distinguir dado de informação.
Dados são os fatos em sua forma primária, é o levantamento de todos os fatos que por sua maneira não conduz a uma boa compreensão.
Pode-se definir também que dado são todos os itens de informação antes de serem processados pelo sistema.
Quando trabalha estes dados de forma que sirvam para alguma tomada de decisão, este se transforma em informação. Em uma empresa pode citar como exemplo de dados a quantidade de produção, custo da matéria-prima, número de empregados. Já a informação seria o resultado da análise desses dados, ou seja, capacidade de produção, custo de venda de produto, produtividade do funcionário. Essa informação, ao serem utilizadas pelo executivo, podem afetar ou modificar o comportamento existente na empresa, bem como o relacionamento entre as suas varias unidades organizacionais. (Oliveira, 1992, p.35).
A informação é de extrema necessidade para a vida de uma empresa, integrando seus diversos subsistemas, com o propósito básico de preparar a empresa para que esta atinja seus objetivos através dos recursos disponíveis, que são: materiais, equipamentos, pessoas, tecnologia e dinheiro.
A informação deve conter algumas características básicas cmo:
Oportunidade; e
Utilidade.
Uma informação que seja útil, mas que é gerada após a ocorrência do fato, não terá finalidade para tomada de decisão, tornando-se desnecessária.
Dado transformado gera conhecimento.
Um sistema de informações tem de trabalhar dados para produzir informações exemplo:
1) O dado é a matéria-prima, com que o sistema de informação vai trabalhar;
2) A informação é o produto final do sistema de informação e deve ser apresentada em forma, prazo e conteúdo adequado ao usuário.
3) As tarefas/ atividades de transformações dos dados em informação, ou seja o processamento, compreendem o processamento que deve incorporar a característica de seqüência lógica em face do interesse existente de otimização dos sistemas de informações empresariais.
A transformação é igual ao resultado da análise dos dados.
Para a consecução/ materialização/ caracterização/ operacionalização de sistemas de informação, devemos ainda saber:
a) Recursos Humanos, profissionais que atuam e utilizam sistema de informação;
b) Recursos Materiais, equipamentos, insumos, instalações que sustentam e permitem a viabilização dos sistemas;
c) Recursos Tecnológicos, atividades, que dinamizam o processo sistêmico. Podem ser vistos como a principal característica de diferenciação entre recursos humanos e entre recursos materiais, já que a tecnologia agregada é um dos referenciais para distinguirmos a natureza da qualidade tanto de recursos humanos quanto de recursos materiais integrantes de um sistema.
d) Recursos Financeiros, qualificação dos outros três recursos segundo o denominador comum moeda.
A formação desses recursos permite alcançar a forma de definição de sistema de informação.
O sistema de informação compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiro agregados segundo uma seqüência lógica para o processo dos dados e a correspondente tradução em informação.
Portanto SIG é o processo de transformação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de informação gerencial.
Há uma grande interligação do sistema de informações gerenciais com o processo decisório.
É necessário um sistema de informação eficiente para um processo adequado de decisões.
A forma de apresentação da informação pode afetar sua utilização.
A informática é uma inovação tecnológica que permite o armazenamento e tratamento da informação.
As empresas têm tratado a informação como um recurso vital. Ela afeta e influencia a produtividade, a lucratividade e as decisões estratégicas das empresas.
Para o processamento da informação, são necessários recursos tecnológicos e humanos, novas formas de coordenação e controle.
Importância dos sistemas de informações para as empresa:
Os sistemas de informações gerenciais podem trazer os seguintes benefícios para as empresas:
Redução de custos nas operações;
Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
Melhoria na produtividade;
Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
Estímulo de maior interações entre os tomadores de decisões;
Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;
Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informação;
Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema;
Redução do grau de centralização de decisões na empresa;
Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.
Aspectos que podem fortalecer o sistema de informação gerencial nas empresas.
Vantagens básicas do sistema de informação gerencial:
Envolvimento com o sistema de Informação Gerencial. È um instrumento básico de apoio à otimização dos resultados;
Exige competência intrínseca às pessoas que irão utiliza-lo;
O uso de um plano mestre;
A atenção especifica ao fator humano da empresa;
A habilidade para identificar a necessidade de informação;
A habilidade para tomarem decisões com informações;
O apoio global dos vários planejamentos da empresa.
O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e dos procedimentos inerentes aos sistemas;
O apoio catalisador de um sistema de controladoria;
O conhecimento e a confiança no sistema de informações gerenciais;
A existência de dados e informações relevantes e atualizadas;
A adequada relação custo x benefícios.
Aspectos das decisões com um adequado sistema de informação gerencial.
As fases do processo decisório:
Identificação dos problemas;
Análise dos problemas;
Estabelecimento de soluções alternativas;
Análise e comparação das soluções alternativas;
Seleção de alternativas mais adequadas;
Implantação da alternativa selecionada;
Avaliação da alternativa selecionada.
Classificação das decisões:
Decisões programadas: caracterizam-se pela rotina e repetividade, podendo ser possível estabelecer um procedimento padrão;
Decisões não programadas: caracterizam-se pela novidade. Estão inseridas num contexto do ambiente dinâmico, que se modifica rapidamente com o decorrer do tempo.
Elementos do processo decisório:
A incerteza;
Os recursos do tomador de decisões.
Fatores de influência no processo do mundo moderno:
Complexidade evolutiva do mundo moderno;
Redução de tempo disponível para a tomada de decisão;
Velocidade das comunicações;
Melhoramento nos processos de informações e com expectativa de resultado a curto prazo.
Condições de tomada de decisão:
Busca de alternativas.
As situações em que as decisões são tomadas podem ser:
Tomada de decisão sob condição de certeza;
Tomada de decisão em condições de risco;
Tomada de decisão em condição de incerteza.
Esquema básico do sistema de informação gerencial:
O sistema de informação é representado pelo conjunto de subsistemas. Permite caracterizar as informações básicas que serão necessárias à contribuição dos cadastros de cada subsistemas. A empresa deve ser enfocada do ponto de vista de suas funções e atividades, independentemente da estrutura organizacional vigente.
1º exemplo de sistema de informação:
O sistema de informação é o - capital;
Deste capital, constituirá uma organização;
Desta organização o homem formará estrutura ou departamento, através disto alcançara o resultado desejado.
-Pode observar que sistema de informação é um conjunto e este conjunto necessita de uma formação cronológica para alcançar o desejado.
2º exemplo de sistema de informação:
Uma empresa, tem o setor de faturamento;
a) O pedido (contém os dados);
b) Processamento (são aplicados os recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros, segundo uma seqüência lógica de atividades;
c) Emissão da nota fiscal, fatura, duplicata (contém as informações).
1.1.2- CONCEITOS FUNDAMENTAIS PARA SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Dois outros conceitos são importantes para o entendimento de sistemas de informações:
a) Ciclo de Processamento;
b) Ciclo de Vida.
1.1.2.1- O Ciclo de processamento, pode ser caracterizado pelo tempo, com os dados a serem processados pelo sistema de informações, e a geração do relatório final com as informações desejadas.
Podemos ter sistema de informação de ciclo de processamento diário, semanal, mensal, anual e etc.
Exemplo de ciclo de processamento de sistemas de informação:
1) Sistema de emissão do diário contábil:
a) Transações Contábeis: movimentação dos fatos contábeis, débito e crédito (dados);
b) Processamento:
-classificação cronológica;
-verificação da validade dos campos componentes dos registros das transações contábeis.
c) Livros diários, relação cronológica dos registros contábeis que representam as operações empresariais ocorridas (informação).
2) Sistema de emissão do extrato bancário:
a) Saldo anterior, transações dos fatos bancários, demonstrando se as contas estão em débito ou em crédito (dado);
b) Processamento,
-atualização do cadastro do correntista;
-cálculo para aquisição do saldo atual;
-armazenamento das transações processadas;
c) Saldo atual,
-relação de todas as ocorrências a débitos e a crédito de cada correntista
-emissão de relações de execução;
-realização de estatística de transações processadas;
-obtenção do saldo atual.
1.1.2.2- O ciclo de vida, do sistema de informação implica a caracterização de que os sistemas nascem, vivem e morrem por um processo de transformação ou substituição sistêmica, em virtude da obsolescência dos recursos usados ou da mudanças nos objetivos a serem atendidos por esse sistema.
a) matéria-prima (obtém em tempo mais cedo) dado;
b) custo (apuração do valor gasto para fabricação, processamento de um determinado produto);
c) produto final (obtido em tempo mais tarde) informação alcançada.
DIVISÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
O sistema de informação ele se divide em:
- Sistema de informação gerência, é o conjunto de recursos humanos e materiais dentro de uma organização, o qual é responsável pela coleta e pelo processamento de dados para produzir informações que sejam úteis a todos os níveis da gerência, no planejamento e controle das atividades da organização.
- Sistema de informação operacional, é um conjunto de recursos humanos é materiais dentro de uma entidade, responsável pela coleta e processamento de dados para gerar informações que facilitam a mecânica operacional ou o dia-a-dia dos diversos setores da empresa.
O sistema de informação tanto podem ser gerencial quanto operacional.
Utilizando como exemplo para identificação de informação operacional temos na contabilidade dois relatórios mais comuns em que as informações contábeis transformam-se em operacionais, o qual são apresentados:
-Diário;
-Razão.
Se o sistema de informação contiver somente dados que não afetam a área contábil financeira da empresa, ele será sistema de informação operacional.
O sistema é gerencial devido ao fato de as informações que gera serem intensamente trabalhadas e servem para a tomada de decisão. O sistema é contábil porque só trabalha com dados que geram informações que afetam a área contábil financeira da empresa.
Em resumo , o sistema de informação contábil é definido como sendo o conjunto de recursos humanos e de capital dentro da organização, o qual é responsável pela preparação de informações financeiras, também das informações obtidas da coleta e processamento dos dados de transações.
Desta forma para considerarmos sistema de informação gerencial temos como base os relatórios apresentados pela contabilidade como Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados de Exercício que servem como informação operacional e transformará em sistema de informação gerencial o qual o administrador analisará o então sistema administrativo financeiro da empresa.
1.2 - PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS E O SISTEMA DE INFORMAÇÃO
O sistema de informação pode utilizar-se do computador eletrônico ou não; entretanto, nos dias atuais é cada vez mais intensa a penetração das técnicas de processamento eletrônico de dados na empresa.
Por conseguinte, consideramos importante a decomposição de um sistema de informação em seus componentes básicos, com a utilização do computador eletrônico.
Os sete elementos básicos para informação eletrônico são:
(Estes dados nos mostra a identificação e igualdade do trabalho eletrônico em informar dados necessários para computadorizar os relatórios, e os relatórios depois de identificado nas nossas mãos, isto nos mostra que o computado vai nos facilitar a parte física de informação, mais o resultado intelectual ainda fica a cargo dos profissionais, na identificação, na analise e sobre tudo no relatório informativo sobre os dados necessários para as empresas e empresários).
Para entendermos com facilidades o sistema de informação, usaremos como base inicial a contabilidade como forma tecnológica clara para entendermos bem o sistema de informação gerencial na tomada de decisão:
1- Observação pode ser identificado como fato contábil, ou seja, com o documento original que contém a transação contábil de partida;
2- Codificação, é a função mais critica do sistema, visto ser a fase de transição da parte manual para a parte eletrônica de dados do sistema de informação;
3- Transmissão, instrumento de transmitir o movimento dos dados, transferir as informações manuais para eletrônica;
4- Processamento, quando o dado contábil será trabalhado e transformado em informação semi-eleborada ou final;
5- Armazenagem, é feita quando, após termos o dado contábil codificado e processado, por técnicas de processamento eletrônico de dados, sentimos necessidade, para posterior uso, de guardar essa informação contábil semi-elaborada ou em forma final;
6- Recuperação, é a operação em que buscamos a informação contábil semi-elaborada ou final em uma memória auxiliar de processamento eletrônico de dados (fita magnética, disco magnético etc.)
7- Apresentação, da informação é feita por equipamentos de processamentos eletrônicos de dados (impressora e etc.) para atender ao sistema de informação em operação.
Para melhor esclarecimento no processo eletrônico de dados e o sistema de informação utilizaremos como avaliação o processamento de aquisição de materiais de estoque.
1- Observação pode ser identificado como a verificação dos produtos que necessitam ser adquiridos, ou seja, a montagem dos pedidos para estocar um determinado produto, verificando como análise a necessidade do produto, a sua incidência nas vendas, quantas peças tem em estoque ou seja quanto necessitará; é a análise ABC de materiais necessários nas vendas;
2- Codificação, é a função mais critica do sistema, visto ser a fase de transição da parte manual para a parte eletrônica de dados do sistema de informação, a confecção dos pedidos;
3- Transmissão, instrumento de transmitir o movimento dos dados, transferir as informações manuais para eletrônica, verificando através de uma prévia como ficará o sistema de estoque da empresa e o encaminhamento para o departamento ou órgão competente da empresa;
4- Processamento, quando o dado será trabalhado e transformado em informação semi-eleborada ou final, ou seja o momento em que o departamento ou órgão competente efetua o processamento das informações para efetivar a compra ;
5- Armazenagem é feita quando, após termos os dados codificado e processado, por técnicas de processamento eletrônico de dados, sentimos necessidade, para posterior uso, de guardar essa informação contábil semi-elaborada ou em forma final;
6- Recuperação, é a operação em que buscamos a informação semi-elaborada ou final em uma memória auxiliar de processamento eletrônico de dados (fita magnética, disco magnético, CD, etc.)
7- Apresentação, da informação é feita por equipamentos de processamentos eletrônicos de dados (impressora e etc.) para atender ao sistema de informação em operação.
2.1- SISTEMA DE INFORMAÇÃO NO PROCESSO ELETRÔNICO
Segundo Stair (1996, p.11) define que sistema de informação pode ser definido de inúmeros modos, um deles é que o sistema de informação é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados, que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback.
O sistema se subdivide em três níveis hierárquico, que estão assim relacionados:
Sistema: é o que está sendo estudado;
Subsistema: são as parte identificadas de forma estruturada, que interagem o sistema;
Ecossitema, é o todo e o sistema é um subsistema dele.
Um sistema para ter um bom desempenho em suas funções deve estar integrado com a organização, coletando dados e transformando-os em informações úteis no processo decisório. Desta forma, o funcionamento de um sistema configura-se com um processamento de recursos (entrada do sistema), obtendo-se, com esse processamento, as saídas ou produtos do sistema.
É importante destacar que em níveis de ambiente computacional, o sistema pode ser visto segundo três estágios:
Entrada, nesta etapa ocorrem tarefas de registros de dados, agrupamentos em lotes, verificação e transcrição, que correspondem às fases de observação, codificação e transmissão.
Processamento, executam-se as tarefas de classificação, pesquisa, seleção, cálculos, sintetização, armazenamento de dados, compreendendo as fases de processamento.
Saídas, nesta etapa temos as tarefas de pré-impressão e de relatórios, e a exibição dos componentes para apresentação da informação.
1.2.2. CLASSIFICAÇÃO DO SISTEMA
Os sistemas podem ser classificados em sistema aberto e sistema fechado.
2.2.1. Sistema Aberto
Pode-se descrever sistema aberto como sendo um conjunto de partes que interagem com seu ambiente, havendo um fluxo de entradas e saídas por todos os limites do sistema. Um exemplo típico de sistema aberto é o corpo humano, já que sua interação com o meio ambiente é total.
A empresa como um sistema aberto interage com o ambiente e a sociedade de maneira completa, através dos recursos materiais, humanos e tecnológicos, que processados resultam em bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado. Ela busca a melhor forma de estruturar sua organização para atingir os objetivos estabelecidos.
Segundo Bio (1985, p.19) afirma:
Os sistemas abertos envolvem a idéia de que determinados “imputs” são introduzidos no sistema e, processados, geram certos “outputs”. Com efeitos, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado.
Os inputs são considerados todas as entradas de informações ocasionadas no sistema, os processos são gerados e distribuídos para cada setor onde a informação lhe será útil. É como uma nova planilha (imputs) onde alimentada possa dar resultados positivos (outputs). Nem todas as entradas (imputs) partem de um mesmo lugar e do mesmo modo nem todas as saídas (outputs) vão para o mesmo lugar.
1.2.2.2. Sistema Fechado
È considerado um sistema sem nenhum vínculo com o ambiente externo, é oposto do sistema aberto, são como as máquinas, o relógio, etc. São componentes de um conjunto mecânico que tem uma função-objetivo, que é cumprido sem a integração com o meio ambiente.
Segundo L. Von Bertalanffy, citado por Bil (1996, p.18) do ponto de vista físico, o estado característico de um organismo vivo é o sistema aberto. Um sistema fechado se nenhum material entra ou deixa-o, é aberto se há importação e exportação e, consequentemente, mudança dos componentes. Sistema vivos são sistemas abertos, que se mantém trocando materiais com o ambiente.
1.2.3. COMPONENTES DO SISTEMA
Os componentes de um sistema é definido como a sua metodologia de desenvolvimento sendo definido como etapas por rotinas, o qual devem ser levado em contas alguns critérios baseados nos seguintes recursos:
Recursos manuais, as tarefas podem ser complexas, exigem treinamento e condição ideais de trabalho. Quando aumenta o volume de informação de entrada, o excesso é resolvido através do acionamento de mais recursos humanos para o trabalho em paralelo, executando as mesmas tarefas.
Recursos eletromecânicos, são constituídos por equipamentos que executam programas simples, perfuradores de cartões, calculadoras, selecionadoras, intercaladora, classificadora, é um processo de informação simples que auxilia no desempenho profissional.
Recursos eletrônicos, podem executar programas de processamento dos mais simples ao mais complexos, tanto em relação às funções envolvidas, quanto à lógica de processamento automático envolvida.
1.2.4. TIPOS DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO
O sistema de informação, segundo seu tipo de processamento, podem ser manuais ou computadorizado.
Segundo Gil (1992, p.17) Os sistemas de informação computadorizados absorvem tarefas e procedimentos dos sistemas manuais, tais como: classificação, cálculos, sintetização, elaboração da informação. Portanto, ao elemento humano caberá as tarefas nobres de tomada de decisão, julgamento e emissão de opinião no ambiente computadorizado. É importante destacar que é cada vez mais acentuada a substituição dos sistemas manuais por sistemas computadorizados, particularmente em virtude da forte penetração empresarial das tecnologias de microcomputadores e de comunicação de dados.
A característica básica para se definir um sistema de informação como manual, é que este não deve utilizar de tecnologia, como equipamento de processamento de dados.
Entrada: é a atividade de captar e juntar os dados primários, exemplo, produzir holerites para empregados, a hora trabalhada de cada empregado deve ser coletado antes de serem impressos os valores finais. A entrada pode tomar muitas formas, ela pode ser um processo manual ou automático.
Processamento: envolve a conversão dos dados em saídas úteis. Pode envolver cálculo, comparações e tomada de ações alternativas, e a armazenagem dos dados para usos futuro.
Saída: envolve a produção de informações úteis, geralmente na forma de documentos, relatórios e dados de transações. As saídas podem incluir cheques de pagamento a empregados, holerites, relatórios para gerentes e informação fornecidas a acionistas, bancos e outros grupos. Em algum caso, a saída de um sistema pode se transformar em entrada para outro sistema.
Feedback: é uma saída usada para fazer ajuste ou modificação nas atividades de entrada ou processamento. Erros ou problemas podem fazer com que os dados de entrada sejam corrigidos ou que um processo seja modificado.
Os sistemas manuais tem as mesmas características dos sistemas computadorizados, com a diferença de não contar com processamento eletrônico de dados, e todas as vantagens que o mesmo oferece.
1.2.5. ESTRUTURAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Objetivos, é a razão de existência e a finalidade pelo qual o sistema foi desenvolvido;
Entradas do sistema, dados que contribuem para gerar as saídas dos sistemas;
Processo de transformação, a função de transformar um insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado (saída);
Saídas do sistema, são os resultados do processo de transformação;
Controle e avaliação, conferir se as saídas estão em conformidade com os objetivos traçados;
Retroalimentação considera-se como a reintrodução da saída sob a forma de informação. É o processo de comunicação que a cada entrada obtém-se o resultado da ação resposta, as informações realimentadas são resultados das divergências verificadas entre as respostas de um sistema e os parâmetros estabelecidos.
1.3 –TELECOMUNICAÇÕES E REDES
1.3.1 – A Tecnologia de Telecomunicações
1.3.2 – Redes de Telecomunicações
1.3.3 – Aplicações de Telecomunicações
1.4 – A INTERNET
1.4.1 – A Word Wide Web
1.4.2 – O Papel da Internet na Solução de Problemas
1.4.3 – O Desafio da Interne
Estes dois itens será desenvolvido uma pesquisa pelos alunos e debatidos em sala de aula para o encerramento do bimestre.
A apresentação inicia dia 16/03/2006
A segunda apresentação dia 23/03/2006
A terceira apresentação dia 30/03/2006
CAPITULO II
2.1 – SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES
2.1.1 – Uma visão geral de Sistema de Processamento de Transação
2.1.2 – Aplicações do Processamento de Transações
2.2 – SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
2.2.1 – Sistema de Informações Gerenciais Financeiro
2.2.2 – Sistema de Informações Gerenciais Industrial
2.2.3 – Sistema de Informações Gerenciais de Marketing
2.2.4 – Sistema de Informações Gerenciais de Recursos Humanos.
Para o desenvolvimento e entendimento do sistema de processamento de transações, identificando a visão do processamento juntamente com a aplicação dos sistemas de informação dentro de cada áreas afins identificaremos toda a transação administrativa do sistema empresarial e identificando usuários e toda a sua movimentação administrativa, observando princípios e a linha do conceito administrativo.
2 - SISTEMAS EMPRESARIAIS E USUÁRIOS INTERNOS E EXTERNOS
Sistemas pode ser considerado como o núcleo central ou o foco de estudo dentro de um processo administrativo.
Existem também os limites do sistema, dentro do qual se analisa como o ambiente influi ou é influenciado pelo sistema considerado.
2.1- Ambiente de um sistema, é o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, mas qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer alteração nos seus elementos pode mudar ou alterar o sistema.
Sistema é o conjunto de elementos, entre os quais haja alguma relação, algum convívio.
2.2- Conceito de Empresa, é o conjunto de bens e serviços para nos proporcionar riqueza.
Este sistema se subdivide em:
2.2.1- Utilidade Social, o sistema desenvolve um trabalho de compartilha entre os diversos indivíduos.
2.2.2- Valor de troca, permite que o bem seja transferido de uma pessoa para outra mediante compra.
2.2.3- Raridade ou limitação, quantidade que se encontra disponível.
As empresas se formam através da formação da produção. A economia considera, tradicionalmente, três fatores de produção:
a) Terra ou Natureza, representa pela soma de todos os recursos naturais que podem ser utilizados e transformados pelo homem.
b) Trabalho, representado pelos recursos humanos aplicados nas atividades de utilização e transformação dos recursos naturais, visando a produção de bens.
c) Capital, assume a forma de dinheiro, matérias-primas, equipamentos e instalações, aplicados na produção de forma a gerar riqueza.
A formação do capital é feita através da constituição de bens para se compor outros bens.
A classificação econômica da empresa é de forma jurídica, sabendo-se que forma jurídica é a associação de duas ou mais pessoas numa entidade, com direitos e deveres próprios e portanto, distintos daqueles indivíduos que a compõem.
Depois que a empresa se tornou legal ou seja constituída pelo seu contrato social ou estatuto, a empresa sendo um sistema ela se decompõem, ou seja, decomposição de sistema.
Exemplo:
I- Administrativo Financeiro;
II- Marketing;
III- Recursos Humanos;
IV- Controladoria
Contabilidade Fiscal;
Contabilidade Gerência;
Relações com o mercado;
V- Industrial ( produção);
VI – Administração de Materiais;
VII- Administração de Serviço;
VIII- Gestão Empresarial.
Subdividem-se em funções necessárias ao funcionamento de uma empresa;
É por meio da execução das funções e atividades que se alcançam produtos bem definidos;
Do intercâmbio entre as funções formalizam-se as informações, gerando um fluxo formal e racional de informações da empresa.
Descrição das funções e atividades:
Dois tipos de áreas funcionais: fim e meio.
Servem basicamente como exemplo e não como uma abordagem estática.
Áreas funcionais fim:
Funções e atividades envolvidas diretamente no ciclo de transformação.
Podem pertencer a essa categoria as seguintes áreas funcionais:
Marketing;
Produção.
Áreas funcionais meio:
Funções e atividades que proporcionam os meios para que haja a transformação de recursos.
Podem ser desse tipo as seguintes áreas funcionais:
Administração financeira;
Administração de materiais;
Administração de Recursos Humanos;
Administração de Serviços;
Gestão Empresarial.
Devem ser analisadas quanto as suas existências e interações.
Cada área funcional é formada por um conjunto de funções, em cada função existem grupos de atividades específicos e inter-relacionadas.
As funções e atividades são descritas a seguir:
Área Funcional: Marketing
Função produto:
Desenvolvimento dos produtos atuais;
Lançamento de novos produtos;
Estudo de mercado;
Forma de apresentação;
Embalagem.
Função distribuição:
Expedição;
Venda Direta;
Venda por Atacado.
Função promoção:
Material promocional;
Promoção;
Publicidade;
Propaganda;
Amostra grátis.
Função Preço:
Estudos e análises;
Estrutura de preços, descontos e prazo.
Toda esta composição se resume em sistemas empresariais.
Após a composição do sistema empresarial, vem a constituição da informação empresarial que nos mostra que:
Informação é o dado trabalho que permite ao executivo tomar decisões;
Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação.
Exemplo de dados em uma empresa:
-quantidade de produção, custo de matéria-prima, número de empregados.
Exemplo de informação em uma empresa:
-seria o resultado da análise desses dados, ou seja, capacidade de produção, custo de venda do produto, produtividade do funcionário.
Essas informações serem utilizadas pelo executivo, podem afetar ou modificar o comportamento existente na empresa, bem como o relacionamento entre as suas várias unidades organizacionais.
A informação dada de forma adequada ao sistema proporciona a tomada de decisão.
O propósito da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis, nos quais se inserem pessoas, materiais, equipamentos, tecnologia, dinheiro, além da própria informação.
Também deve-se analisar e considerar a qualidade da informação, pois nem todas informações são adequadas ao sistema.
Mas o sistema com a junção da informação, proporciona uma boa empresa com dados adequados para desenvolver o resultado.
A partir destes dois fatores, Sistemas que é igual a empresa e informações que é igual os dados a serem trabalhados e aplicados, necessitam de mais um fator que é o gerencial.
2.3- Gerencial, é o processo administrativo (planejamento, organização, direção e controle) voltado para o resultado realmente verdadeiro, onde o empresário, diretor, possa tomar suas decisões necessárias, e com isso fazer gerar de acordo o sistema assim analisado.
A gerencia precisa ter as informações precisa, e adequada, com fácil entendimento, pois é com isso que vão trabalhar com os fatores administrativo e seguir as formas adequadas e necessárias para o bom andamento administrativo como veremos a seguir:
PROCESSO ADMINISTRATIVO
Embora seja basicamente seqüencial, o processo administrativo de planejamento, organizacional, direção e controladoria, pode ter suas etapas invertidas ou feitas simultaneamente.
PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO
Planejamento é a primeira etapa do processo administrativo que vem antes da execução de qualquer atividade. Planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais os objetivos almejados e o que deve ser feito para atingi-los de maneira adequada. No fundo, o planejamento é a diferença entre uma situação atual e uma situação almejada como objetivo.
O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais os objetivos a serem atingidos e o que deve ser feito para atingi-lo. Esta voltado para a continuidade da empresa e focaliza o futuro. Sua importância reside nisso: sem o planejamento a empresa fica perdida no caos. O planejamento é vital para as demais funções administrativas, isto é, sem o planejamento, organização, direção e controle perdem todo o seu efeito.
Planejamento é a função administrativa que, partindo da fixação dos objetivos a serem alcançados, determina, a priori, o que se deve fazer, quando fazer, quem deve fazê-lo e de que maneira. Para isso o planejamento é feito a base de planos.
Plano é um esquema que estabelece antecipadamente aquilo que deve ser feito.
Existem vários tipos de planos, a saber:
a) Programas são planos abrangentes que reúnem em si conjunto integrado de planos relacionados com assuntos diferentes entre si. uma programação é um tipo de plano que estabelece as vinculações entre planos diferentes. É o caso da programação de produção que envolve os planos de suprimentos (compras e almoxarifado), de manutenção (disponibilidade de máquinas e equipamentos), de mão-de-obra (disponibilidade de pessoal) etc.
b) Procedimentos são planos que prescrevem a seqüência cronológica das tarefas a serem executadas. Os procedimentos são mais utilizados em trabalhos repetitivos e ciclos para mostrar a seqüência das rotinas. É o caso do procedimento de requisição de materiais no almoxarifado, envolvendo uma rotina, cuja seqüência é: emissão e preenchimento do formulário, assinatura do emitente, rubrica da chefia, envio para o almoxarifado, verificação dos dados, separação do material requisitado, carimbo de expedição no formulário e remessa do material requisitado para o órgão requisitante.
c) Métodos são planos que detalham como uma atividade deve ser executada em seus mínimos detalhes. Sua amplitude é mais restrita que o procedimento. É o caso do método de montagem de uma peça de máquina, onde se detalha em pormenores todas as tarefas a serem realizadas pelo operário.
d) Normas são regras ou regulamento que servem para definir o que deve ser feito e o que não deve ser feito. São guias para dar uniformidade de ação, mas não estabelecem seqüência como os procedimentos, nem detalha as atividades como os métodos. É o caso da proibição de fumar em certos lugares, a concessão de descontos para certas compras, a exigência de crachás de identificação nas portarias etc.
PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DE PLANEJAMENTO
a) Princípio da definição do Objetivo:
Seu anunciado é o seguinte: o objetivo deve ser definido de forma clara e concisa, para que o planejamento seja adequado. O planejamento é feito em função do objetivo que se pretende atingir. A finalidade do planejamento é determinar como o objetivo deverá ser alcançado. Se o objetivo não for claramente definido, o planejamento será muito vago e dispersivo.
b) Princípio da flexibilidade do planejamento:
É enunciado da seguinte maneira: o planejamento deve ser flexível e elástico a fim de poder se adaptar a situação imprevistas. Como o planejamento se refere ao futuro, a sua execução deve permitir certa flexibilidade a situações que podem sofrer alterações imprevistas.
ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
As empresas não são amorfas (sem forma definida). Nem estáticas. Elas têm uma constituição, um organismo que vive e palpita, que cresce e se desenvolve, e que precisa ser organizado e estruturado para funcionar melhor.
Normalmente em nossos lares, temos cada coisa no seu devido lugar, seja na sala, na cozinha, em cada quarto: tudo é organizado de uma maneira lógica e racional. Também nas , as pessoas, os equipamentos, enfim todos os recursos empresariais, são alocados e arranjados de acordo com as suas funções, de uma maneira lógica e racional. O papel da organização administrativa é exatamente alocar, arranjar, agrupar, reunir, dividir o trabalho, especializar, para que as atividades sejam executadas da melhor maneira possível.
OBJETIVO DA ORGANIZAÇÃO
A organização administrativa serve para agrupar e estruturar todos os recursos da empresa - pessoas e equipamentos - para permitir o alcance dos objetivos almejados da melhor forma possível. Assim, o objetivo da organização é agrupar as pessoas para que estas trabalhem melhor em conjunto. A organização existe porque o trabalho empresarial a ser realizado é possível para uma só pessoa. Daí, a necessidade de muitas pessoas em conjunto executado atividades diferentes, o que conduz a um novo problema: a da coordenação entre as pessoas.
PRINCÍPIOS BÁSICOS DE ORGANIZAÇÃO
a) Principio da especialização:
A organização deve fundamentar-se na divisão do trabalho que provoca a especialização das pessoas em determinadas atividades. A especialização produz um incremento da quantidade e qualidade do trabalho executado.
b) Principio da definição funcional:
O trabalho de cada pessoa, a atividade de cada órgão e as relações de autoridade e responsabilidade são aspectos que devem ser claramente definidos por escritos. As empresas geralmente utilizam o organograma, a descrição do cargo ou o manual de organização para atender ao principio da definição funcional. O importante é deixar clara a posição de cada pessoa ou órgão na estrutura organizacional da empresa.
c) Principio da paridade da autoridade e responsabilidade:
Autoridade como sendo o poder de dar ordens e exigir obediência ao subordinado e a responsabilidade como dever de prestar contas ao superior. O principio de paridade salienta que deve haver uma correspondência entre o volume de autoridade e de responsabilidade atribuída a cada pessoa ou órgão. Essa equivalência é necessária para evitar que certas pessoas ou órgãos tenham excessiva responsabilidade sem a necessária autoridade. Ou, caso contrário, demasiada autoridade para muito pouca responsabilidade.
O enunciado deste principio é: a responsabilidade deve corresponder uma autoridade que permita realizá-la e a cada autoridade deve corresponder uma responsabilidade equivalente.
d) Principio escalar:
É decorrente do principio anterior: cada pessoa deve saber exatamente a que prestar contas e sobre quem possui autoridade. Refere-se à cadeia de relações diretas de autoridade de um superior para um subordinado em toda a organização, desde a sua base até a cúpula, onde geralmente está o chefe principal como autoridade máxima.
e) Principio da funções de linha e de staff:
Deve se definir, da maneira mais clara possível, não só a quantidade de autoridade atribuída a cada pessoa ou órgão, mas também a natureza dessa autoridade. Este principio leva à distinção entre autoridade de linha e autoridade de staff, ou, melhor dizendo, entre as funções de linha e de staff dentro da empresa.
As funções de linha são aquelas diretamente ligadas aos objetivos principais da empresa, enquanto as funções de staff são aquelas que não se encontram diretamente ligadas àqueles objetivos. O critério da distinção é o relacionamento direto ou indireto com os objetivos empresariais e não o grau de importância de uma atividade sobre a outra.
ORGANOGRAMA
Como o próprio nome indica, organograma é o gráfico que representa a organização formal de uma empresa, ou seja, a sua estrutura organizacional.
O organograma é composto de retângulos (que representam os cargos ou órgãos) que são ligados entre si por linhas (que representam as relações de comunicação). Quando as linhas são horizontais, elas representam relações laterais de comunicação. Quando são verticais, representam relações de autoridade (do superior sobre o subordinado) ou relações de responsabilidade (do subordinado em relação ao superior). O que não está ligado por linha nenhuma não tem relação entre si.
DIREÇÃO ADMINISTRATIVA
Para que uma empresa funcione adequadamente ela precisa ser dirigida. Em outros termos, ela precisa ser governada e orientada para os objetivos pretendido. Sem a direção, a empresa fica à deriva, sem rumo certo. A direção se relaciona diretamente com a maneira pela qual o objetivo deve ser alcançado através das atividade que devem ser realizadas. Estabelecidos os objetivos, definido o planejamento, organizados os trabalhos, cabe à direção fazer executar as coisas. Todo trabalho deve ser dirigido para o alcance dos objetivos. Se as pessoas que trabalham em uma empresa não conhecem os objetivos que elas devem alcançar, os seus esforços serão feitos ao acaso. A administração se baseia no trabalho de muitas pessoas em conjunto e torna-se necessário orientar o comportamento dessas várias pessoas, integra-los e dirigi-los rumo aos objetivos empresariais.
A direção constituí a terceira etapa do processo administrativo, depois do planejamento e da organização. Enquanto o planejamento e a organização são etapas anteriores à execução dos trabalhos, a direção é a etapa concomitante ou simultânea a ela. Direção é a função administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução das atividade planejadas e organizadas. Significa orientar e coordenar o trabalho dos subordinados. No fundo, dirigir significa interpretar os objetivos e os planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los. trata-se de atuar diretamente sobre pessoas para conseguir que executem as suas atividades.
A importância da direção está em que nada adianta um bom planejamento e uma boa organização se as pessoas trabalham sem uma orientação e coordenação adequada. Daí, a direção ser considerada a mais importante das funções administrativas, a essência do Trabalho do bom administrador.
PRINCÍPIOS BÁSICOS DE DIREÇÃO
a) Princípio da unidade de comando:
Cada subordinado deve subordinar-se a um e a apenas um superior. A recíproca deste principio é a de que deve haver uma autoridade única sobre cada pessoa na empresa, para evitar a duplicidade de ordens.
b) Principio da delegação:
É preciso que todas as atividade necessárias à realização dos objetivos empresariais sejam delegadas a um nível que possa executá-las adequadamente. A delegação significa a designação de tarefas, a transferência de autoridade e a exigência de responsabilidade pela execução daquelas tarefas.
c) Principio da amplitude de controle:
Também chamado principio de âmbito de controle, refere-se ao número ideal de subordinados que cada chefe pode supervisionar diretamente. Seu enunciado é o seguinte: cada chefe deve ter um número adequado de subordinados para poder supervisioná-los adequadamente.
d) Principio da coordenação:
Também chamado principio das relações funcionais. Diz ele: todas as atividade devem ser coordenadas e integradas tendo em vista um objetivo comum.
INSTRUÇÕES E ORDENS
Para dirigir os subordinados, o administrador deve dar ordens ou instruções, para que estes saibam o que devem fazer e quando fazer. Tanto a ordem quanto a instrução servem para fazer iniciar, modificar e cessar uma tarefa ou atividade. Porém, a ordem se refere ao que fazer quando, enquanto a instrução se refere ao como fazer alguma tarefa ou atividade.
Mas estas ordens e instruções devem saber como dar, porque muitas vezes podem perder produção, fazer serviços errados, ou até mesmo provocar acidentes, por motivos de rispedez e falta de educação.
Quando tratamos com pessoas, lembremo-nos sempre que não estamos tratando com criaturas de lógicas. Estamos tratando com criaturas emotivas, criaturas suscetíveis às observações norteadas pelo orgulho e pela vaidade.
MOTIVAÇÃO
Vimos que, para dirigir os subordinados, o administrador deve dar ordens e instruções, comunicar e motivar. A motivação é um poderoso instrumento de direção. Um motivo é qualquer coisa que leva uma pessoa a praticar uma ação. um motivo é a causa, a razão de algum comportamento. Como as pessoas são diferentes entre si e reagem individualmente a uma mesma situação, a direção deve levar em conta essas diferenças individuais e tratar as pessoas adequadamente.
Motivar, portanto, significa despertar o interesse e o entusiasmo por alguma coisa.
O estudo da motivação parte do estudo dos motivos ou necessidade humanas, sendo elas:
a) Necessidade Vegetativa (ou fisiológica) são as necessidade vitais relacionadas com a sobrevivência da pessoa. Ex.: alimentação, água, sono, exercício físico, agasalho e etc.
b) Necessidades de segurança são as necessidades relacionadas com a proteção contra os perigos reais ou imaginários. Ex.: fuga ao período, desejo de estabilidade na empresa, desejo de proteção, etc.
c) Necessidade Sociais relacionadas com a vida associativa com outras pessoas. Ex.: desejo de amor, de afeição, de participação no grupo, relações de amizade, etc.
d) Necessidades de Estima relacionadas com o amor-próprio e com a auto-avaliação da pessoa. Ex.: desejo de autoconfiança, reputação, reconhecimento, prestigio, status, etc.
e) Necessidades de realização relacionadas com o autodesenvolvimento da pessoa. Ex.: auto-realização, auto-satisfação, etc.
LIDERANÇA
Para dirigir as pessoas, não basta apenas dar ordens e instrução, comunicar e motivar. É preciso ainda liderar. E aí está outro desafio para o administrador. Liderança é a capacidade de influenciar as pessoas. Para dirigir pessoas, deve-se influenciar os seus comportamentos. Durante muito tempo, achava-se que a liderança era uma qualidade pessoal determinada por características de personalidade. Atualmente, aceita-se a existência de três fatores de liderança, isto é três fatores na capacidade de liderar pessoas:
a) Posição hierárquica: decorrente da autoridade em relação aos subordinados. Quanto mais alta a posição hierárquica, maior a força de liderança oferecida pela estrutura organizacional ao administrador.
b) Competência Profissional: é resultante dos conhecimentos gerais (cultural geral) e específicos (cultura técnica) que o administrador possui. Quanto maior a competência profissional, maior a força de liderança que o próprio administrador possui.
c) Personalidade: decorrente das qualidades pessoais do administrador, como seu temperamento, caráter, relacionamento humano, inteligência, compreensão etc. A personalidade constitui uma base importante para a liderança. Se não houver facilidade no tratamento com as pessoas, de nada valem a posição hierárquica e a competência profissional. Convém lembrar que liderar é influenciar o comportamento das pessoas.
Três tipos de lideres:
a) Autocrático: sua principal característica é a de que o líder é quem toma decisão e impõe as ordens aos subordinados, sem sequer explicá-las ou justificá-las. Os subordinados não têm liberdade de atuação, pois o líder autocrático controla rigidamente a sua atividade e não lhes explica o objetivo de seu trabalho.
b) Liberal: o líder se omite e não se impõe, enquanto os subordinados se tornam os donos da situação. Há uma completa e total liberdade de atuação para os subordinados. Nenhum controle sobre o seu trabalho. Todavia, os objetivos do trabalho não são explicados.
c) Democrático: é o tipo de liderança que fica no meio-termo entre a autocrática e a liberal, evitando as desvantagens de ambos. O trabalho é apresentado pelo líder aos subordinados, que lhes dá as diversas alternativas de execução e os objetivos que devem ser alcançados. O assunto é debatido com os subordinados que fazem sugestões, as quais, se viáveis, são aceitos pelo líder.
COORDENAÇÃO
Coordenar, consiste em unir e harmonizar todas as atividades e esforços de diferentes pessoas ou órgãos da empresa, tendo em vista um objetivo comum.
CONTROLE ADMINISTRATIVO
Controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho dos subordinados para assegurar que os objetivos da empresa sejam atingidos. A tarefa de controle é verificar se tudo está sendo feito de conformidade com o que foi planejado e organizado, de acordo com as ordens dadas, para identificar os erros ou desvios, a fim de corrigi-los e evitar sua repetição.
OBJETIVO E IMPORTÂNCIA
a) Correção das falhas ou erros: o controle serve para detectar falhas ou erros, seja no planejamento, na organização ou na direção e apontar as medidas corretivas.
b) Prevenção de novas falhas ou erros: Ao corrigir falhas ou erros, o controle aponta meios de evitá-los no futuro.
PROCESSO DE CONTROLE
a) Estabelecimento de padrões: a primeira etapa do controle é a fixação dos padrões a serem obedecidos. Um padrão é um resultado desejado, uma norma para se estabelecer o que se deverá fazer, uma bitola previamente fixada, e que servirá de marco para comparar o desempenho futuro.
Tipos de padrões:
1- Padrões de quantidade
2-Padrões de qualidade
3-Padrões de tempo
4-Padrões de custo
b) Avaliações do desempenho: a segunda etapa do controle consiste em se avaliar ou mensurar o que está sendo feito.
c) Comparação do desempenho com o padrão estabelecido: é a terceira etapa do controle. Consiste em comparar o que está sendo feito com o padrão estabelecido para verificar se há diferença, variação, erro ou falha.
d) Ação corretiva: é a ultima etapa do controle. Consiste na correção da variação, do erro ou falha. Se o desempenho foi de acordo com o padrão, não há ação corretiva. O objetivo do controle é identificar quando, quanto, onde, e corrigir.
2.4. Visão Sistêmica da empresa
Todo sistema é composto por parte que são considerados seus subsistemas. A empresa é um dos sistemas mais complexos e sua divisão em subsistemas pode ser enfocada de várias maneiras, desta forma veremos a maneira citada por Padovese (2000,p.36).
Subsistema Institucional, é considerado a matriz do sistema da empresa, compreende a definição da missão da empresa e as realizações de seus empreendedores, traduzidos de suas crenças e valores. A empresa através da missão de crenças e valores define seu modelo de gestão como sendo um conjunto de idéias para orientar o processo administrativo da entidade.
Segundo Padoveze (2000, p.38) o modelo de gestão corresponde a alguns princípios que assegure:
- A redução do risco do empreendimento, buscando sempre o melhor para a empresa;
- Uma estrutura de operação que possibilite o suporte às atividades;
- Orientação dos esforços para um estilo de trabalho com atitudes criativas;
- Motivação e engajamento de todos, em torno de objetivos da empresa e das suas atividades;
- A empresa deve cumprir sua missão, fazer o que foi estabelecido em termos de produtos, recursos e esforços.
Subsistema de Gestão: é que as decisões são tomadas, nele se encontra o processo de gestão e as atividades de planejamento, execução e controle que estão diretamente ligados ao subsistema de informação.
Segundo Padoveze (2000, p.38), compreende um conjunto de procedimentos e diretrizes, partindo do planejamento até o controle das operações, quais sejam:
- Análise do ambiente externo e interno;
- Elaboração do planejamento estratégico;
- Elaboração das diretrizes e políticas estratégicas;
- Planejamento Operacional;
- Elaboração do plano operacional;
- Programa das operações;
- Aprovação do programa operacional;
- Execução das operações e transações;
- Controle;
- Ações corretivas.
Subsistema Formal: demonstra a estrutura administrativa da empresa, de autoridade e responsabilidade. É o subsistema no qual as tarefas e atividades são agrupadas em setores, departamentos ou divisões, é a forma pelo qual a empresa organiza suas atividades, agrupado em departamentos e utilizando-se das funções de assessoria.
Este subsistema recebe influencia direta do subsistema de gestão no que se refere às questões de responsabilidade e autoridade que consequentemente irão influenciar no subsistema social. A maior parte das informações que forma o subsistema formal é produto do subsistema fisico-operacional, pois esse é formado de acordo com os produtos ou serviços a serem produzidos, o processo de produção e a definição das atividades a serem utilizadas na empresa.
Subsistema Social: É compreendido por esse subsistema toda parte funcional da empresa, as pessoas que a compõem como também sua cultura e característica. Desta forma, cada individuo pode demonstrar sua satisfação diante da empresa, e desta satisfação dependerá sua dedicação ao trabalho, sua motivação e sua produtividade.
Subsistema de informações: Este compreende todas as necessidades de informações para que a gestão empresarial tenha apoio na tomada de decisão. O subsistema social, quando em atuação, gera inúmeros subsistemas de informações específicos, que estruturas formam o subsistema de informação.
A informação serve como matéria-prima para os gestores e também todo processo fisico-operacional, necessitando de informações para fazerem parte do subsistema informacional.
Em virtude da grande importância na questão da informação no meio empresarial, geralmente são criadas atividades especificas para administração do subsistema de informação.
Deve-se buscar um nível ótimo de informação, apesar de que dentro de uma empresa fica difícil atender a todas as necessidade de informações em razão do grande número de gestores setoriais, cada qual com uma necessidade de informação.
Subsistema Físico-operacional: É formado pelas instalações físicas e equipamentos que fazem parte da empresa. É neste subsistema que são executadas as transações e o acontecimento dos eventos econômicos.
Sua estruturação está ligada aos produtos e serviços que a empresa produz. Este subsistema é o responsável pela maior quantidade de ações para obter eficiência empresarial. Desta maneira, a visão sistêmica da empresa como processadora de recursos e possuidora de produtos e serviços, é qualificada no subsistema físico-operacional.
Planejamento, controle e informação: A essência do planejamento e do controle é a tomada de decisão, que depende de informações úteis e confiáveis. Para que isso ocorra, os administradores devem estar envolvidos e desenvolverem um sistema de informação que se adeqüe às necessidades de informações desse processo decisório, através de um trabalho integrado entre especialistas em sistemas e administradores.
Através do planejamento pode-se definir os resultados que se deseja alcançar os objetivos a atingir. Planejar corresponde a desenvolver alternativas e dentre estas escolher a mais apropriada, e assim, buscar a melhor maneira para se chegar a um objetivo futuro. Já o controle desempenha o papel de por em prática o planejamento, pois por maior que seja o esforço dispendido no planejamento, é através do controle que se fixa padrões para obter os resultados reais com a nálise dos resultados obtidos no que foi planejado. Pode-se perceber se houver um desempenho acima ou abaixo do que foi estabelecido, e assim, os desvios podem ser apurados e corrigidos através do controle.
Além de estabelecer o que fazer, o planejamento é a função através do qual o administrador define como, quando, quanto, onde e quem. Por isso, o planejamento é talvez o principal momento em que o administrador exercita em toda a extensão suas habilidades, conhecimentos, sabedoria e intuição. É o momento também que exige dele e ousadia e a capacidade de assumir riscos.
Sistema de informação Gerencial: faz parte do sistema empresa, formando assim, mais um subsistema, e neste pensamento, pode-se concluir que este também se compõem de outros usbsistemas, estando relacionados entre si, como por exemplo: subsistema de custo, subsistema de contabilidade e outros. Estes resultam em uma troca de informações.
Sistema de informação gerencial é um sistema de pessoas, equipamentos, procedimentos que por sua vez apresenta dados para o uso no processo decisório. Este possui a capacidade de envolver diversas áreas do sistema empresa, gerando informações úteis para o administrador.
Portanto, o sistema de informação gerencial tem por objetivo a integração dos elementos originários dos demais sistemas, com a finalidade de apresentar informações que auxiliam no processo decisório da empresa.
O administrador baseia-se nas informações para as tomadas de decisões a serem tomadas quanto ao desenvolvimento da empresa a nível operacional, comercial e administrativo.
O sistema é a chave do negócio para as empresas poderem se sustentar de maneira maleável onde as informações geradas de forma rápida e precisa conseguem colocar a empresa em um patamar de negociação mais acessível ao mercado. O SIG ajuda a equipe que gerencia uma empresa em muitas tarefas que no dia-a-dia se resume em decisões.
Importância do SIG para a empresa: Toda empresa necessita de um bom sistema de informação gerencial, pois este é o coração da organização. Se a mesma utiliza um bom sistema de informação gerencial, consequentemente terá um controle interno que otimize suas atividades, de modo que esta esteja apta a competir no mercado.
Geralmente há uma grande dificuldade em avaliar de forma quantitativa, qual é o beneficio de um sistema de informação gerencial.
Alguns empresários nem sempre tem uma visão real sobre sua importância e quais suas atribuições. No entanto, utilizam-se de outras fontes para uma melhor compreensão, trabalhando com base numa lista de hipóteses sobre os impactos da estruturação do sistema de informação gerencial na empresa e, desta forma, demonstra os benefícios que podem proporcionar como exemplo:
- Relatórios mais confiáveis;
- Redução de custo;
- Melhor adaptação da empresa nos acontecimentos inesperados;
- Melhoria na produtividade;
-Melhoria na tomada de decisão;
- Melhoria na estrutura organizacional;
- Redução do grau de centralização;
- Acesso fácil às informações desejadas;
- Uma maior motivação das pessoas envolvidas;
- Fornecimento das projeções e dos efeitos de decisões.
Diante dos benefícios citados, pode-se dizer que o sistema de informação gerencial age como elemento essencial aos empresários, demonstrando os acontecimentos e atividades tanto externas como interna à empresa, gerando informação necessária para a tomada de decisão em qualquer campo da empresa.
Desenvolvimento e Planejamento do SIG: Como o grande desenvolvimento econômico é a expansão das atividades surgiu à necessidade de informações que realmente auxiliam nas decisões a serem tomadas pelos administradores em geral. Assim, os administradores precisam de um bom sistema de informação gerencial.
Para desenvolver um sistema gerencial em uma empresa, não existe um método específico, pois cada uma tem seu ramo de atividade com necessidades diferentes de informações, devido à sua características próprias.
Todo executivo deve ter em mente que de nada adianta a empresa ter um excelente processo administrativo, se por trás deste não possuir um sistema de informação gerencial que dê sustentação, alimentando com informações úteis para o processo decisório. Assim, é necessário conhecer as finalidades para os quais foram desenvolvidos o SIG, evitando que a empresa desenvolve um sistema para coleta de dados irrelevantes ou que não tenha um bom aproveitamento. Também não adianta nada ter um sistema de processamento eletrônico de ultima geração, com condições de interligar todos os setores, mas não saber utilizar ou mesmo não investir em pessoas aptas para desenvolver a movimentação do então sistema de processamento eletrônico.
Segundo Oliveira (1992, p.72), o SIG pode ser classificado conforme as necessidade básicas da empresa:
- Sig defensivo, que é orientado para a obtenção de informações destinadas a evitar surpresas desagradáveis para a empresa;
- Sig inativo, que é orientado para a obtenção de parâmetros de avaliação do desempenho da empresa. Este pode ser considerado mais de níveis tático-operacional do que nível estratégico;
- Sig ofensivo, que é orientado para a identificação de oportunidades de negócios para a empresa;
- Sig interativo, que é orientado para a geração de oportunidades de negócios para a empresa.
O desenvolvimento de um Sig deve ser bem administrado, desta forma deve ser planejado, organizado, dirigido e controlado. Para planejar o sistema de informação gerencial em uma empresa deve-se buscar uma estrutura de sistemas que proporcione o maior beneficio à empresa, ajudando a operá-la de maneira eficaz. Para isso, é necessário um perfeito entendimento do negócio da empresa, dos objetivos, do estilo gerencial e do seu ambiente.
Para planejar um Sig é preciso transformar um conjunto de estratégia em um conjunto de ações para sistemas de informações gerenciais de uma empresa. Deve efocar as áreas e fatores críticos para tingir o sucesso.
Segundo Bowman, citado por Oliveira (1992, p.88), o planejamento do Sig procura proporcionar os seguintes resultados para a empresa:
- Assegurar que os esforços na área de sistema de informação gerencial sejam consistente com os objetivos, estratégias e políticas da empresa como um todo;
- Proporcionar uma estrutura de serviços para a atividade de sistemas de informações que responda adequadamente tanto às necessidades urgentes de curto prazo, quanto aos objetivos de longo prazo;
- Proporcionar a alocação equilibrada de recursos entre as diversas aplicações, que muitas vezes são concorrentes entre si;
- Selecionar e usar metodologias adequadas para determinar requisitos e alocação de recursos.
Para resumir todas as informações colhidas, um administrador de empresa ter em mãos a empresa onde trabalha, necessitará de dados, estes precisa ser rápido para tomar decisões. Para isso precisa de um sistema de informação onde ele gerente tudo e qualquer movimentação por menor que seja, onde a junção de todos os dados dará relatórios com todas as informações que necessitará. Exemplos de fluxograma para o sistema de informação gerencial.
CAPÍTULO III
3.1 – SISTEMA APOIO A DECISÃO
3.1.1 – Componentes de um sistema de suporte à decisão
3.1.2 – Sistema de Suporte à Decisão em grupo
3.1.3 – Sistema de Suporte Executivo
3.2 – TRABALHO DO CONHECIMENTO: SISTEMA PARA ESCRITÓRIO E PROFISSIONAIS
3.2.1 O trabalho da informação e do conhecimento na Economia da Informação
3.2.2 Automação de Escritórios: Automatização o trabalho da informação
3.2.3 Trabalho do conhecimento: Sistema do Trabalho Profissional.
Para que se possa desenvolver um trabalho adequadamente dentro dos órgãos competentes necessitam conhecer suportes adequados a sua decisões e trabalhar com sistema geradores de informações que possam contribuir para as tomadas decisões empresariais, sendo assim o conhecimento geral do trabalho deve ser visto analisando cada afirmações como serão observadas a seguir.
Discussão em Grupo:
1) Discuta em grupo as seguintes afirmações:
a) Tecnologia ultrapassada é tecnologia cara!
b) Tecnologia desatualizada é tecnologia que atrapalha!
c) Tecnologia desconhecida causa perda de oportunidade!
d) Tecnologia desequilibrada causa prejuízo!
Caso tenha exemplo pratico em alguma dessa afirmação citar.
2) Discuta em grupo identificando qual é a ligação para o sistema de informação gerencial em relação ao:
a) Planejamento Administrativo:
b) Organização administrativa:
c) Direção Administrativa:
d) Controle Administrativo:
Estes quatro itens devem ser discutidos e transcritos identificando a importância para o SIG. Citando os pontos positivos para a empresa.
Obs. Desenvolver uma análise interpretativa, identificando a importância do sistema empresarial, através do gerenciamento de informações, com isso buscando entender os benefícios lógicos da administração empresarial.
3) Discuta em grupo identificando o que traz de beneficio para uma empresa o sistema de informação gerencial feito através da análise orçamentária empresarial.
4) Discuta em grupo e faça um relato sobre a importância de se analisar o capital de giro em sua ótica administrativa e identifique a importância disso para as empresas na atualidade.
Obs. Antes de fazer a devida análise interprete o que significa analisar o capital de giro.
5) Discuta e apresente exemplos sobre Organização Virtual.
Organização Virtual é: associações ou instituições com objetivos definidos, contendo todas as condições essenciais a sua realização, sem que sejam necessários outros predicados quaisquer como espaço físico, móveis e utensílios de escritório, podendo, ou não, serem regidas por estruturas formais, leis, regras escritas e etc. (p.52)
6) Discuta o relacionamento virtual (via internet) e o não virtual. Qual é a concepção do relacionamento virtual e não virtual segundo a ideologia do grupo. Comentando os pontos fortes e fracos; as ameaças e as oportunidades.
7) Faça uma análise do grupo identificando qual o profissional que é mais importante para as empresas na atualidade e dê a opinião do grupo.
O profissional de O&M – Organização e Métodos se encarrega de normas e métodos administrativos para que a empresa possa fluir adequadamente na sua organização e no seu parâmetro igualitário, ou seja, seguir uma mesma norma empresarial. (p.85)
O profissional Analista de Processo tem a função de criar, quando o processo não existe ainda, ou levantar o processo existente, documentá-lo, estudar cuidadosamente seu fluxo, a fim de desenvolver melhorias que aumentem sua eficiência, velocidade e produtividade. Quando um novo negócio é criado, que seja pelo analista de negócio ou pelo analista de marketing é o analista de processo que tem por atribuição sistematizar o fluxo que vai produzir o bem ou serviço recém criado. Sempre que um novo produto, bem ou serviço, é criado por qualquer setor dentro da empresa é preciso criar o novo processo de produção para que ele possa ser produzido em série. Com isto, é possível melhorar, otimizar, racionalizar o processo com o intuito de maximizar os recursos empregados para a fabricação do produto. (p.88)
O profissional Analista de Sistema tem a função de criar software e dar suporte ao mesmo, o papel do novo analista de sistema requer que ele saiba que, para fazer a empresa competir no mercado global, não basta produzir com qualidade e baixo custo. Toda empresa precisa ser flexível, criativa e ter um poder inovador acima da média para manter-se lucrativa e aumentar sua participação no mercado. Não há outra forma de conseguir isto sem ser com a participação das modernas tecnologias de informações. A partir de então criou-se o analista de negócio aliar o desenvolvimento técnico com uma sólida visão organizacional, conhecimento tecnológico ao conhecimento do negócio para que surjam soluções harmônicas, que possam integrar o que existe de mais atual em Tecnologia da Informação com a forma mais oportuna e segura de fazer negócio.(p.92-93)
8) Para que serve o orçamento de investimento e o orçamento de gastos?
9) Por que é importante justificar economicamente e financeiramente um novo projeto de desenvolvimento empresarial?
10) Cite algum mecanismo organizacional que possa ser executada para facilitar a administração empresarial.
11) É possível ter mecanismo de organização e controle em qualquer que seja o tamanho da organização? Identifique.
12) Analise os fatos uma empresa ganha ou perde fazendo negócio via internet? Explique.
13) Quais os principais cuidados que uma empresa deve tomar ao vender via internet.
14) O que de mais importante acha que a internet pode fazer para o grupo e para as empresas?
15) O que de menos importante acha que a internet pode fazer para o grupo e para as empresas?
16) Para que as empresas desenvolvem o Sistema de Informação Gerencial?
Sabendo que SIG é o conjunto de tecnologias que disponibiliza os meios necessários à operação do processo decisório em qualquer organização por meio do processo dos dados disponíveis. (p.54)
17) Quais as preocupações ao desenvolver o SIG na empresas?
18) Faça um comentário geral sobre as etapas para realizar adequadamente um plano estratégico empresarial e o plano operacional através do SIG.
Montagem da estrutura organizacional da empresa:
a) Estrutura Tradicional- sem dinamismo, valorando apenas o empresário.
b) Estrutura experimental- dinâmica testando a valorização do profissional, mas dando ênfase na tecnologia avançada, utilizando os robôs.
c) Estrutura informais- utiliza os sistema tradicionais e experimental, seguindo a lógica, valoriza o colaborador, para cobrar a produtividade, caso não atinja o retorno desejado empresarial, revê a forma estrutural.
Alinhando Metas e Sistemas:
A serventia empresarial para o desenvolvimento do SIG:
a) Documentar e simplificar os processos existentes;
b) Introduzir mix de produtos;
c) Racionalizar custos de produção;
d) Controlar estoque;
e) Controlar Fornecedor;
f) Controlar Vendas;
g) Relacionar com o mercado consumidor;
h) Controlar o Fluxo de Caixa;
i) Medir a Lucratividade;
j) Gerenciar os Recursos Humanos da Empresa.
Criar missão adequada para a empresa
Definir Meta:
a) Adequar as direções;
b) Desenvolver Cronograma;
c) Medir a eficiência e a eficácia empresarial.
Identificar os objetivos desejados;
Priorizar necessidades.
19) O grupo deve discutir a preocupação dos empresários que investem em Tecnologia de Informação esperando resolver todo e qualquer problema empresarial.
20) Comente sobre o que é mudar um sistema gerencial e o que acarreta para com a empresa e para com os colaboradores?
Fonte:
CRUZ, Tadeu. Sistema de Informações gerenciais: Tecnologia da Informação e a Empresa do Século XXI. Editora Atlas, São Paulo.
JÚNIOR, Edgard Bruno Cornachione. Sistemas Integrados de Gestão, Arquitetura, Método, Implantação. Editora Atlas, São Paulo.
CAPÍTULO IV
4.1 INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL E SISTEMA ESPECIALISTA
4.1.1 – Sistema Especialista
4.1.2 – Técnicas Inteligentes
4.2 TENDÊNCIAS EM SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
4.2.1 – Enterpise Resourcing Planning
4.2.2 – Efficiente response consumer
4.2.3 – E-bussiness
Para refletirmos cada parte do conhecimento do sistema da inteligência artificial vamos refletir adequadamente as questões e verificar as tências gereais dod sistema de informação na sua amplitude geral.
1- O QUE É TECNOLOGIA DE INFORMAÇÕES?
Tecnologia de informação é o processo de administração empresarial, onde as empresa buscam recursos através dos serviços prestados da alta tecnologia de informações como sendo:
Consultorias especializadas;
Suporte ao uso dos computadores software em geral;
Manutenção do parque de equipamentos de informática da empresa;
Gestão de serviços de tecnologia em geral, como provedores de internet, telefonia e etc.
Todas as empresas que desenvolve esse sistema de tecnologia buscam satisfazer o cliente em todas as necessidades relacionadas ao tráfego e gerenciamento das informações tendo como proposta a modernização e o alcance das melhores informações que a empresa necessite. Sabendo que o padrão geral é criar produtos que atenda adequadamente todos os clientes que necessitar de um sistema de informação tecnológica de ponta.
2- O que é Planejamento Estratégico do Sistema de Informação?
O Planejamento Estratégico do Sistema de Informação potencializa o uso das competências da empresa e as adapta aos objetivos da organização, de acordo com as oportunidades do mercado. Ele gera uma diferenciação das estratégias, torna-as únicas para a empresa e, portanto, difíceis de ser imitadas pelos concorrentes. Esta virtude que o Planejamento Estratégico do Sistema de Informação oferece traz como conseqüência uma Vantagem Competitiva.
3- Qual a ligação entre Planejamento Estratégico do Sistema de Informação, Tecnologia de Informação e Sistema de Informação?
A construção de sistemas de informação e o processo de informatização das organizações tomam muito tempo e têm alto custo. Além disso, os resultados até aqui alcançados não têm sido satisfatórios. As dificuldades de implantação, uso e manutenção são enormes, e os administradores não conseguem obter informações quando são necessárias. A resistência aos processo de mudanças gerados pela implantação de sistema de informação é crescente.
No momento atual, para garantir uma boa posição no mercado, as organizações dependem de sua capacidade de criar rapidamente aplicações estratégicas eficientes, e isso requer mais do que ferramentas para projetar e construir programas e sistemas. São necessários metodologias de PESI que aproveitem as tecnologias e ferramentas, visando a desenvolver a criatividade e a aprendizagem. Tradicionalmente, as metodologias de planejamento de SI têm sido orientados para uma abordagem prescritiva, centrado suas atenções nos sistemas tradicionais de informações e suportes administrativos.
4- Qual a importância do PESI?
Novas abordagens podem contribuir na busca de modelos e ferramentas que auxiliam o processo de gestão da informação nas organizações. Busca-se assim estudar o problema da criação de estratégias implementáveis na área de SI. Entende-se por implementável o desenvolvimento de planos de execução viável na organização para a qual foram projetados, respeitando características e particularidades.
A aprendizagem é um conceito novo e crítico no desenvolvimento de estratégia de SI. A idéia básica está centrada na disciplina, com vista à criação de uma visão compartilhada no tocante à forma de uso da nova tecnologia. Quando existe uma visão genuína e compartilhada na organização, as pessoas aprendem: não porque são manipuladas nesse sentido, mas porque elas assim desejam, e porque um comportamento voltado para a aprendizagem faz parte da própria natureza humana.
5- O que representa a aprendizagem organizacional?
Trata-se de um enfoque crítico, que analisa os princípios da aprendizagem organizacional e sua provável aplicabilidade na prática cotidiana das organizações empresariais. Pretende, por fim, a exposição de argumentos contraditórios ao modelo das “disciplinas”. Conclui, pela contestação como sendo inviável dentro desta realidade, fazendo-se necessário modificar, substancialmente, os paradigmas hoje vigentes na relação do homem com seu meio; base fundamental para o início de qualquer mudança sócio-estrutural.
6- Qual a importância do alinhamento na visão do PESI juntamente com o Planejamento Estratégico de Negócios?
7- Qual a importância do alinhamento na visão PEN e o PETI?
Certeza de que as funções de TI suportam os objetivos e atividades organizadas em cada nível da organização;
Possibilidade de identificação de aplicações críticas para o desenvolvimento;
Garantia de que os recursos adequados serão alocados para as aplicações críticas;
Disponibilização e melhoria do gerenciamento de mudanças nas prioridades do desenvolvimento de aplicações;
Facilidade de compartilhamento das informações e posterior feedback durante a formulação e implementação das estratégias;
Certeza de que as funções de TI passam a integrar o complexo organizacional, não sendo apenas um apêndice;
Disponibilização de uma melhor exploração das oportunidades na utilização de SI para o propósitos estratégicos;
Possibilidade de criação de uma estrutura comum de referência (padronização), essencial para a consistência interna e a validade externa dos resultados do que foi planejado.
8- Qual é a diferença do SI e TI?
O termo SI abrange um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, processam, armazenam e distribuem informações para o controle e decisões nas organizações enquanto TI é considerado apenas uma infra-estrutura de suporte para os Sis.
9- O que é um sistema de informação integrado?
É o conjunto para se formar um sistema de TI unindo a metodologia pratica para a formação de um software adequado para cada organização utilizando como forma o PESI que é adequado para cada organização;
Também o comprometimento com o programa para gerar informações necessárias onde a administração colha resultados necessário para a devida tomada de decisão, o comportamento dependerá do uso de metodologia adequada, da instrumentação da gestão para monitoramento do atingimento das metas planejadas e de variáveis de contexto organizacional, tais como políticas de incentivos, cultura de cobrança de resultados, nível de resistência a mudança e gestão integrada.
Sincronização de recursos, os projetos e suas atividades (processos, infra-estrutura e responsabilidades) devem estar detalhados para cada área individualmente, bem como os inter-relacionamentos entre as áreas. A sincronização desses detalhes devem ser contínua durante todo o processo. Para isso, a instrumentação da gestão de execução deverá ser uma forte aliada.
Instrumentação da gestão, deve ser composta por ferramentas de TI que permitam o monitoramento da execução dos itens planejados, bem como de seus ajustes, sob uma base uniforme, proporcionando uma avaliação para o processo futuro de planejamento estratégico.
10- Comente sobre a visão integrada da organização em relação aos negócios, operações e as informações?
Fonte:
AUDY, Jorge Luis Nicolas e BRODBECK, Ângela Freitag, Sistema de Informação: Planejamento e Alinhamento Estratégico nas Organizações. 2003.





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